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El potencial comercial pasado por alto de una aplicación para tomar notas


Además de un navegador web, una función de mapas y una selección curada de emojis, la mayoría de los teléfonos inteligentes modernos vienen equipados con algunas aplicaciones para tomar notas. A veces, estos toman la forma de un cuaderno digital, mientras que otros permiten grabaciones de voz o videos cortos. Una aplicación para tomar notas permite una fácil captura de ideas y recordatorios personales mientras la gente está en movimiento.

Sin embargo, una aplicación para tomar notas para empresas presenta la misma funcionalidad y capacidades básicas que las aplicaciones personales, al tiempo que aprovecha los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático para optimizar las operaciones y sincronizarse con soluciones relevantes y existentes en el ecosistema de software de una empresa. Esta tecnología integrada subyacente ayuda a las empresas a registrar y almacenar datos, permite ordenar y compartir sin problemas (en algunos casos, reemplaza por completo los procesos obsoletos) y se agregan más funciones a medida que crece la demanda.

Lo que sigue son solo algunas áreas en las que AI/ML está transformando las computadoras portátiles digitales en poderosas herramientas comerciales para organizaciones pequeñas y medianas.

Beneficios comerciales de la aplicación para tomar notas

Asistentes de voz inteligentes

En estos días, el software de reconocimiento vocal y los asistentes de voz son omnipresentes entre los dispositivos inteligentes, y la tecnología solo mejorará y se expandirá. Según Juniper Research, se espera que haya 8.400 millones de dispositivos de asistente de voz en uso en todo el mundo para 2024.

Esta tecnología está beneficiando a las aplicaciones para tomar notas de todo tipo. Ahora, los usuarios pueden transcribir y compartir automáticamente sus grabaciones de voz con precisión y a una velocidad vertiginosa. Algunos motores de inteligencia artificial, como Zia de Zoho, permiten la búsqueda activada por voz dentro de las notas, incluidas las fotos, y la clasificación automática en categorías, eventos de calendario y recordatorios.

Ejemplo: vendedor ambulante

Piense en el vendedor ambulante, siempre en camino hacia o desde el aeropuerto, y hacia o desde las reuniones. Con una ventana de tiempo tan limitada para comunicarse con el equipo en casa, los asistentes de voz virtuales ofrecen soporte práctico, pero manos libres. Este intrépido vendedor puede narrar una nota mientras espera un taxi, y el asistente de voz podría saber automáticamente qué grupo de compañeros de equipo debe recibir una transcripción de esa nota, incluida la capacidad de compartirlas como un conjunto de tareas.

Debido a las integraciones de la aplicación para tomar notas con otros programas, pueden ofrecer colaboración en tiempo real dentro de una organización, incluso durante una llamada, sin cambiar de una aplicación a otra, incluida la configuración de recordatorios de tareas.

Escaneos inteligentes

Aparte de los sistemas hospitalarios y el IRS, la máquina de fax es en su mayoría obsoleta como una forma de transferir documentos físicos a través de Internet. Las otras opciones son generalmente bastante improvisadas, incluido el envío de fotos de archivos mal enmarcados o contar con un visor de PDF como Adobe Acrobat para permitir agregar texto y firmas digitales.

Las modernas aplicaciones móviles para tomar notas realizan la misma tarea y solo requieren lo que viene de serie con cada teléfono inteligente: una cámara. Simplemente complete un formulario, tome una foto y las aplicaciones de notas lo convertirán en un documento con el formato adecuado que se puede almacenar y compartir fácilmente. Algunas aplicaciones, como Zoho Notebook, ordenarán automáticamente estas fotos y ofrecerán el mismo nivel de capacidad de búsqueda que una nota de texto.

Ejemplo: trabajadores de campo

Un caso de uso potencial es para los trabajadores de campo. Por ejemplo, un agente de campo puede tomar fotos de una estación de trabajo defectuosa, crear una nota con esas imágenes y comentarios adicionales, y compartir la nota con su equipo de soporte en la oficina, que puede colaborar en el mejor curso de acción desde dentro de la toma de notas. aplicación La tecnología podría clasificar estas fotos en un álbum y enviar la colección a un técnico.

El trabajador de campo puede tomar fotos una vez que se soluciona el problema, y ​​la aplicación para tomar notas puede archivarlas como referencia, incluidas etiquetas y marcas de tiempo, para una clasificación simple o para ver el historial del proyecto.

Formateo fácil

Puede ser intimidante abrir una aplicación para tomar notas y encontrarse con docenas de notas de solo texto. Claro, se pueden ordenar, pero la información transferida desde un sitio web, correo electrónico o mensaje de chat puede tener un formato incorrecto o contener demasiada información extraña para ser útil después del hecho.

Afortunadamente, AI/ML ofrece la posibilidad de variarlo. Las capacidades actuales de AI/ML van un paso más allá, permitiendo que las aplicaciones para tomar notas formatee y presenten sitios web completos agregados desde solo una URL o pequeños fragmentos de un sitio. Las aplicaciones para tomar notas con este nivel de AI/ML también cuentan con la capacidad de detectar si el sitio debe presentarse como una tarjeta de receta, un video, una lista de verificación o una tarea con información de ubicación incrustada, y se adaptará en consecuencia, incluso desde un correo electrónico. .

La tecnología AI/ML podría permitir que las aplicaciones para tomar notas hagan aún más con material fuente incluso menos organizado. Imagine a alguien capturando una gran cantidad de información en una gran variedad de sitios web. Las aplicaciones para tomar notas podrían aprovechar AI/ML para analizar la información relevante, extraer la copia y borrar imágenes Flash y mensajes de marketing intrusivos para que se pueda hacer referencia fácilmente a los sitios incluso sin conexión.

¿Qué sigue en las aplicaciones para tomar notas?

El potencial de una aplicación para tomar notas para las empresas radica en qué tan bien se integra con otras aplicaciones y sistemas, y qué tan bien fluyen los datos entre ellos. Los avances en la tecnología AI/ML, junto con la creciente cantidad de características y funciones que se agregan, podrían hacer que las aplicaciones para tomar notas reemplacen la bandeja de entrada como interfaz central de los empleados o página de inicio comercial.

Lo que ya estamos viendo son aplicaciones para tomar notas que se hacen cargo de muchas funciones básicas de las plataformas de oficina o lugar de trabajo, lo que permite la colaboración y el chat sincronizados, el almacenamiento de datos, la preparación de datos y la creación de documentos.

Las pequeñas empresas están en la mejor posición, en función de su tamaño y relativa simplicidad operativa, para aprovechar esta tecnología de rápido desarrollo.

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