Las suites de oficina unificadas impulsan el contexto, la continuidad, la coherencia y la colaboración para las pequeñas empresas


No es una ocurrencia poco común en estos días: se envía un ping a un empleado a través de una aplicación de chat independiente sobre un proyecto creado con la herramienta de un proveedor diferente para el cual el archivo relevante se encuentra dentro de un sistema de almacenamiento de datos separado.

Según los datos recopilados a fines de 2021 por Reclaim.AI, la cantidad de reuniones aumentó un 70% desde el comienzo de la pandemia. Dado que las empresas utilizan una gama tan amplia de software de terceros para operar, no es de extrañar que los mensajes y documentos se pierdan. Es imposible colaborar como un equipo cuando tantos de esos miembros del equipo simplemente intentan ponerse al día para encontrar la información correcta en múltiples sistemas aislados.

Las suites ofimáticas unificadas de aplicaciones para el lugar de trabajo, con énfasis en la funcionalidad para la colaboración en equipo en línea, aseguran que todos los empleados permanezcan en la misma página a través de una comunicación fluida y un acceso universal y consistente a los datos.

Beneficios de las suites de oficina unificadas

Eliminando Silos

Los jugadores de baloncesto no pueden operar como un equipo si cada uno de los jugadores está trabajando en su propio libro de jugadas o si no puede escuchar lo que su entrenador grita desde el costado. De la misma manera, los empleados de una empresa van a sacrificar la colaboración si no pueden comunicarse fácilmente entre ellos o asegurarse de que están viendo la versión correcta y más actualizada de una hoja de cálculo.

La consolidación de sistemas dispares, especialmente cuando son fundamentalmente diferentes entre sí, es una tarea ardua y cuesta a las empresas horas de productividad, sin mencionar las costosas tarifas de licencia. Pero un conjunto unificado de aplicaciones garantiza que una actualización del sistema en una sola ubicación proliferará en el resto de la organización.

Zoho Workplace sirve como un excelente ejemplo de cómo la unificación conduce a una colaboración en equipo en línea sin inconvenientes. Garantiza que todos tengan acceso a cada archivo, entrada y pieza de información ingresada en el sistema, sin importar dónde se encuentren y sin importar dónde se ingresaron los datos. La suite incluye funciones de correo electrónico, archivo, documentos, chat y redes sociales, todo dentro de una única plataforma.

Lo último en ahorro de tiempo viene en la forma de lo que las empresas ya no están obligadas a hacer: buscar en los sistemas internos la información correcta. Se puede acceder a todas las facetas de Zoho Workplace y otras aplicaciones unificadas a través de un tablero central que cada empleado puede personalizar simplemente arrastrando y soltando widgets. Además, la plataforma cuenta con búsqueda unificada, sin necesidad del laborioso proceso de combinar aplicación tras aplicación en busca de la información más precisa. Los correos electrónicos sobre un proyecto se pueden encontrar desde este tablero con la misma facilidad que las tareas o los elementos del calendario.

Mejor comunicación entre clientes y empleados

Al consolidar todo bajo un solo banner en suites ofimáticas unificadas, las empresas están tomando medidas proactivas para garantizar una comunicación más estrecha al tiempo que permiten a los empleados mantener el acceso a todo lo que necesitan para hacer su trabajo y, de no ser así, se puede obtener acceso desde la misma aplicación. .

Las suites de oficina unificadas también hacen maravillas para el servicio al cliente. Los datos abundan en estos días, y las pequeñas empresas que esperan aprovechar estas cifras para mejorar las experiencias de sus clientes deberían asegurarse de que los datos estén accesibles y disponibles para actualizarse, sin importar dónde se encuentre su empleado. Esta práctica también elimina cualquier comunicación innecesaria: lo último que quieren los clientes es ser contactados varias veces por diferentes miembros del equipo, o verse obligados a firmar los mismos términos y condiciones dos veces debido a la redundancia y la superposición de las responsabilidades de los empleados.

Considere también cómo se unen las aplicaciones. Por ejemplo, al operar en Zoho Writer, los empleados pueden etiquetar a otros en los comentarios, activar una alerta por correo electrónico como recordatorio e incluir un enlace directo al documento. Esto funciona de maravilla para marcar información importante que debe difundirse lo antes posible; navegar a una aplicación diferente, particularmente una con una interfaz no intuitiva, abre el proceso para errores.

Habilitación del trabajo remoto

Zoho cree en una mentalidad que llamamos “localismo transnacional”, que implica un enfoque en apoyar a las comunidades locales y contratar candidatos de pueblos pequeños en lugar de grandes ciudades, una práctica que, sin saberlo, puede sesgar el grupo de solicitantes hacia una clase más rica de personas que pueden permitirse vivir. cómodamente en una metrópolis, o al menos viajar a una.

Una faceta importante del localismo transnacional es el énfasis en oficinas más pequeñas y localizadas que sirven como radios para el centro de una gran ciudad. Esto no solo les ahorra a los empleados el tiempo que normalmente dedican a un largo viaje, sino que les brinda a los empleados distantes un modelo de trabajo híbrido y un sentido de comunidad.

Independientemente de dónde elijan trabajar los empleados, es importante que mantengan el acceso a la misma gama de herramientas disponibles para aquellos que viajan a una oficina todos los días, especialmente en dispositivos móviles. Un sistema unificado opera completamente desde la nube, con una funcionalidad completa desde cualquier ubicación imaginable.

Un entorno de trabajo unificado contribuye en gran medida a corregir los errores causados ​​por la pandemia: los datos recopilados por Project.co durante el primer año encontraron que el 26 % de los participantes encuestados afirmaron que la comunicación, tanto interna como con los clientes, se deterioró durante 2021.

Las suites ofimáticas unificadas pueden no ser la bala de plata para la eficiencia y la colaboración antes de la pandemia, pero son un paso fundamental, especialmente para las pequeñas empresas. Una suite ofimática unificada, en la que todas las herramientas están estrechamente integradas, ofrece simplicidad, potencia y asequibilidad, todas preocupaciones fundamentales para que las empresas avancen.

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