Trampas ocultas del uso de trabajadores remotos

usar trabajadores remotos

Los arreglos de trabajo remoto, que comenzaron como soluciones temporales durante la pandemia, son permanentes para muchas empresas. Ahora hay tres veces más trabajos remotos que en 2020. Estos arreglos pueden ser beneficiosos para las empresas, los empleados y las comunidades.

Las empresas ahorran espacio necesario y los empleados se enferman menos. También hay informes de que los empleados son más eficientes. Los empleados son más felices porque tienen más tiempo para la familia y los asuntos personales. Ahorran tiempo y costos de traslado. Las comunidades tienen un mejor medio ambiente. Hay menos tráfico y menos emisiones de carbono.

Pero hay algunas precauciones para los empleadores. No pase por alto ninguno de los siguientes:

Tomar la retención de nómina correcta

No importa para la retención del impuesto sobre la renta federal el lugar donde se encuentran los empleados, pero sí lo es para los fines del impuesto sobre la renta estatal. Cada estado con un impuesto sobre la renta tiene sus propias reglas y pueden surgir problemas cuando la empresa está en un estado pero los trabajadores viven y trabajan en otro. Por lo general, el impuesto sobre la renta se retiene en el estado donde los trabajadores realizan su trabajo. Pero hay excepciones que pueden requerir retención en el estado donde se encuentra el empleador.

Y las cosas se complican aún más cuando un trabajador vive en el mismo estado que el empleador pero trabaja en otro estado. En general, la retención está en el estado del empleador a menos que se aplique una “regla de conveniencia del empleador”. Este dice que el trabajador debe trabajar en otro estado a requerimiento del empleador, por lo que la retención se hace en el estado donde se realiza el trabajo. No todos los estados tienen esta regla.

Ha habido propuestas a nivel federal para restringir que los estados impongan impuestos sobre la renta a los empleados que están en un estado solo por un período limitado (por ejemplo, unos pocos días al mes). Por ejemplo, un empleado trabaja de forma remota en el Estado A pero debe asistir a las reuniones de la empresa que se realizan dos veces al mes en el Estado B. ¿Puede el Estado B exigir la retención por esos dos días al mes? Un proyecto de ley propuesto el año pasado habría prohibido el impuesto sobre la renta y la retención de un trabajador remoto a menos que ese trabajador haya ganado una remuneración por las funciones laborales durante más de 30 días dentro del año.

Qué hacer: Consulte con su CPA u otros asesores fiscales, o trabaje con una empresa de nómina externa. Y controle la legislación federal que pueda afectar la retención de trabajadores remotos.

Esté atento a las posibles consecuencias del impuesto sobre la renta

Tener trabajadores remotos crea un “nexo” con otro estado, lo que significa que un empleador probablemente esté obligado a pagar algunos impuestos sobre la renta en ese estado. El monto del impuesto depende de cómo se distribuyen los ingresos generales de la empresa a ese estado. Cada estado tiene sus propias reglas sobre la distribución de los ingresos a efectos fiscales.

Qué hacer: Discuta este asunto con su CPA o asesor fiscal y, cuando sea necesario, trabaje para minimizar el prorrateo a los estados con impuestos más altos.

Continuar con la compensación de trabajadores

Debes cubrir a los trabajadores aunque trabajen a distancia y aunque trabajen desde sus propios hogares. OSHA no inspeccionará sus hogares por seguridad y no espera que los empleadores lo hagan, pero debe tener protección de seguro y los trabajadores remotos pueden presentar reclamos por lesiones o enfermedades en el trabajo.

Qué hacer: Discuta los problemas de seguridad con los trabajadores remotos. Además, discuta los asuntos de compensación de trabajadores con su agente de compensación de trabajadores si tiene uno o con un abogado de derecho laboral.

Siga el impuesto estatal sobre el empleo para trabajadores remotos

Las leyes estatales se aplican a los trabajadores dentro de sus límites, incluso si están en la nómina de una empresa fuera del estado. Esto significa lo siguiente:

Reglas estatales de salario mínimo y horas extra Reglas de beneficios estatales (por ejemplo, licencia familiar y médica; tiempo libre para votar, actividades escolares, etc.) Pago de impuestos estatales de desempleo

Qué hacer: Revise las leyes estatales para todas las ubicaciones en las que tenga trabajadores remotos.

Conclusión

Tener una fuerza laboral remota puede ser una realidad hoy. Las responsabilidades del empleador se ven amplificadas por la cantidad de ubicaciones en las que trabajan los empleados. Obtenga buenos consejos sobre qué hacer.

Imagen: Depositphotos

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